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试议公文再评改原理

2016-04-20 09:30:15  浏览次数:

/中国公文写作研究会顾问、中国公文学研究所副所长 栾照钧

 

 

摘要】对评改后的公文进行再评改,是公文学界越来越引起人们重视的一种实践活动和学术现象。为探讨公文再评改的性质、特点、一般规律和写作技巧,将为什么再评改、再评改什么和如何再评改等实践问题上升到理论,更好地指导公文评改实践,促进公文评改学的科学构建,本文特结合笔者自身体会对公文再评改原理进行专题研讨。

关键词】公文再评改;地位作用;成因分析;问题指向;篇章结构;实施依据;形式特点;路径方法;保障措施 

 

    一、公文再评改的地位作用

    对评改后的公文进行再评改已经成为公文评改实践活动中的常规工作和学界人士喜闻乐见的形式。它极大地丰富了公文评改实践活动的内容,使公文评改克服缺陷,更趋完美,同时也进一步完善了公文评改理论,促进了公文研究事业的发展。

公文评改理论源于公文写作实践。公文评改实践随着公文病误的产生而产生,又伴随公文处理法规的修订完善和公文学研究的逐步深入而发展,它无疑是深化公文写作理论、构建公文评改学的基础。那么,围绕公文评改实践所进行的再评改活动就成了构建公文评改学征程中的必要举措和不可或缺的环节,其毋庸置疑的作用则决定了它在新兴学科建设中举足轻重的地位。

    二、公文再评改的成因分析

(一)公文评改本身要求高、难度大

公文评改具有主旨的明确性、内容的针对性、褒贬的肯定性、评改的准确性、语言的规范性和实践的指导性等特点。评改者针对被评改文中的病误必须做出肯定的评析,不允许含糊其辞、似是而非,更不允许积非成是、以讹传讹。由于一个人的知识存储和认识能力毕竟有限,评改者不论水平高低,都难免在评改中出现差错或在评改文中留有瑕疵。这就需要他人给予辅助性的矫正,发挥更多人的智慧。

(二)评改者素质和认识上存在差异

公文评改文章不乏高水准的佳作,但由于文稿质量、评改角度和编辑审核等原因导致的评改不全面或不准确的问题在所难免。对某些公文进行再评改,或者对评改文章进行评析和展开学术研讨,则成了热心公文评改事业的人士的必然选择,公文再评改也就成了公文评改活动中难以逾越的过程。

三、公文再评改的问题指向

(一)对未评未改的问题进行补充评改

评改公文,很多时候不能一步到位,往往需要再评改加以补充。公文写作规范包括文种使用规范、标题拟制规范、格式标示规范、内容要求规范、结构布局规范、语言表述规范、公文制发规范等诸多方面,而每项规范又都比较复杂。公文再评改就是要在方方面面的问题中进一步找毛病,甚至“鸡蛋里挑骨头”,从而使被评改的公文能够真正符合规范化要求。

评改人的思维决定了评改文章可能是多角度、全方位的评析和矫正,也可能是侧重某个角度、未兼顾全面的评析和矫正。从评改文章的实际情况来看,有的注重内容而忽视形式,有的注重形式而忽视内容。针对评改文章中注重正文结构和语言文字评改而忽视公文格式矫正的问题,以及注重公文格式评改而忽视正文结构和语言文字矫正的问题,则须通过补充评改而不断完善。

(二)对误评误改的问题进行合理矫正

评改公文,有时会出现误评误改的情形,往往需要再评改予以矫正。无论是公文写作还是公文评改,都容易在文种、标题、格式、结构、语言等方面出现差错。而如果不及时矫正误评误改的情形,就会在公文学界产生严重的误导,极不利于公文的规范化。误评误改的情形有比较明显而容易鉴别的,如许多单位向无隶属关系的业务主管部门请求批准常习惯用“请示报告”,有的在评改时将其改成请示,结果依然不对,理应改用函行文。误评误改的情形也有不够明显而不易识别的,下面从文种使用和正文结构两个方面各举一个实例说明。

文种使用不仅要符合适用范围和行文关系,而且要符合行文主旨和行文规则。例如:李小冰的《《正确选用文种 合理提出请求》(应用写作》2015年第4期)一文,对《关于2012510月学生宿舍水电费收取情况的报告》(某高校宿舍管理科给后勤管理处领导的行文)进行了评改(评改后的标题是《关于协调解决学生拖欠水电费问题的请示》),矫正了原文诸多错误,确实是一篇较好的评改文章;但笔者感到,改稿将报告文种改成请示仍不妥。不仅以“宿舍管理科”行文有悖行文规则,而且遵循对应文种行文规范,后勤管理处须批复给宿舍管理科,结果达不到行文目的,因为问题的解决需要各学院、各部门协调运作,共同贯彻。因此,笔者以为该校行文应参照《党政机关公文处理工作条例》的规定,以主管部门“后勤管理处”的名义用意见(呈转性意见)呈报,再由校方用通知批转各学院、各部门执行。

王春美、王丽的《强化统筹理念 实施一揽子呈送》(《应用写作》2014年第10期)一文,在评析原文稿《开展优秀“四会”政治教员比赛的请示》的基础上,提出了修改稿《关于组织开展“四会”优秀政治教员授课竞赛的请示》。该请示共带三个附件,第一个附件是《关于组织开展“四会”优秀政治教员授课竞赛的通知》,其大部分内容和文字表述与请示重复,许多段落甚至只字不差。如此重复,乃公文写作之大忌!而从理论上来讲,附件是公文正文的说明、补充或者参考资料,该文将相同内容的通知作为请示的附件,不符合行文规范。规范行文应是,通知文稿由主管部门起草,履行必要的办文程序后独立成文下发。

    四、公文再评改的篇章结构

(一)“原改稿+评析”的结构式

此种结构式,多适用于对文种、标题和格式等方面比较单一而简明的问题进行评析。评析之后,因问题已清晰明了,故无须提供再改稿;倘若将再改稿附后,就会显得累赘,读者阅读时也会感到多此一举。

(二)“原改稿+评析+再改稿”的结构式

此种结构式,多适用于对内容、结构、语言和稍显复杂的格式等方面较多、较难问题进行评析。由于问题零散而复杂,评析后需要提供一个完整的再改稿。从实践来看,这种形式比较多见,也被广大读者所认可。

(三)“原改稿+再改稿+比对评析”的结构式

此种结构式,和第二种在内容上类似,但在结构顺序上作了调整。实践中,此种结构式用得不多,需要根据文稿内容,权衡利弊,不可强求。

    五、公文再评改的实施依据

(一)明文规定的标准

明文规定的标准主要是2012年发布施行的《党政机关公文处理工作条例》以及与之配套实施的三个新国标。三个新国标除《党政机关公文格式》外,还有《标点符号用法》新国标和《出版物上数字用法》新国标。对公文规范化,各个时期有着不同的要求。公文再评改,理所当然地应按国家最新规定进行鉴别和认定。

 (二)约定俗成的标准

约定俗成的标准,是在长期的公文写作实践中形成的并被普遍认定的标准。需要强调,对相沿成习的错误做法,不应视为“约定俗成”予以肯定,而应视为“积非成是”加以矫正。积非成是的做法,往往被人视作“约定俗成”,学界在理论上甚至进行错误总结,对读者是一种严重的误导

    六、公文再评改的形式特点

公文再评改不局限于评改次数,只要存在问题,就可以反复评改。从实践来看,有一次的再评改,也有两次及两次以上的再评改。略举例说明:

何建民的《对一篇复函的再评改及其他》(《应用写作》2014年第12期),是针对高庆生同志的《对一篇复函的评改》(《应用写作》2014年第5期)文中存在的标题不够准确简明、发文字号不够规范等问题进行的再评改。

笔者的《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》(《秘书之友》2014年第9期),针对匡昕的《从语言到功能——评改一篇批评性通报》(《应用写作》2014 年第3 期)和詹燕的《对从语言到功能——评改一篇批评性通报一文中修改后通报的评析》(《秘书之友》2014年第7期)文中各自存在的不妥之处逐一指出,并在评析原文和改稿之后提供了再修改稿。还在此基础上,就公文评改学构建问题进行了深入思考。

许多公文经过再评改甚至两次或两次以上再评改后,仍存在瑕疵而有待进一步矫正。以上面举的《对一篇复函的再评改及其他》一文为例,其所提供的再修改稿(《××市物价局关于技校收费标准问题的复函》,主送“市技校招生办公室”)开头段为:“你办五月二十三日来函收悉。根据省物价局、财政厅、劳动厅联合发出的〔××××〕×价费字138号文件的规定,考虑到我市的实际情况,经研究,对技校收费标准问题作如下规定:”作为复函的开头段,表述明显不规范。主要有两点:一是引用公文(包括来函的引用和上级文件的引用)不规范;二是最后的承启句(即承上启下的过渡句)不规范。按规范化要求,此段可修改为:“你办《……的函》(××函〔××××〕×号)收悉。根据《××省物价局 财政厅 劳动厅关于……的通知》(×价费字〔××××〕138号)规定,结合我市实际情况,现就技校收费标准问题函复如下:”如此矫正,则可作为对该文不妥之处的再评改。

    七、公文再评改的路径方法

    (一)自评自改

    一般来讲,文稿起草阶段进行的反复修改,属于自评自改过程。同样,对自己评改过的公文进行再评改,作适当的补充或必要的矫正,属于公文评改活动中的自评自改过程。

从实际情况来看,由于评改者认识阶段和期刊发表周期的局限,公开自评自改较难实现。因此,在公文再评改的文稿中,自评自改占比不大,而且一般为本人更正或期刊受托的更正。如拙文《对人民法院和建设部公文处理办法的评析与修改建议》(《秘书》2004年第11期)发表后,笔者感到文中有不妥之处,遂与编辑部联系,及时刊发了《关于〈对人民法院和建设部公文处理办法的评析与修改建议〉的重要更正》(《秘书》2005年第1期)。

还有一种自评自改的方式,是在公文写作专论或著作中矫正自己此前评改文章中的瑕疵或作必要的补充完善。在公文写作专论中矫正的情形,以拙文《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》(《秘书之友》2014年第9期)为例:笔者撰写当时也有考虑不周之处——在提供的新改稿中,发文机关名称为“育才中学教务处”,过后才发现不妥,作为内设机构正式行文违反行文规则,应将“教务处”三个字删去,以学校的名义行文才是规范的,于是在《对一份通知的再评改和评改后的思考》(《秘书之友》2015年第6期)一文作了矫正。在著作中修改完善的情形,以拙文《对〈中国共产党机关公文处理条例〉的修改建议》(《秘书》2003年第11期)为例:随着时间的推移,笔者感到此类文有修改完善的必要,遂于2005年重新撰写了该文,连同对《国家行政机关公文处理办法》《人大机关公文处理办法》和《人民法院公文处理办法》等相关文件的修改建议系列文章,一并选入了拙著《公文病误矫正指南(增订本)》(中国档案出版社,20061月第1版)。

    (二)他评他改

“他评他改”即对他人评改过的公文进行再评改。他评他改在公文再评改中所占比例最大,其中部分文章带有学术研讨、争鸣的性质。

    1.评改者角度的两种评改情形

    1)单向评改。单向评改属于一次再评改的情形。如谷福生的《罚金≠罚款——与赵新印同志商榷》(《秘书之友》1992年第3期),是针对赵新印的《瑕瑜不掩话“通知”》(《秘书之友》1990年第6期)中混淆两个截然不同的法律概念所作的评改。又如吴志明的《评评改一篇请示——与张保忠先生商榷》(《秘书》1994年第1期),是针对张保忠的《评改一篇请示》(《秘书》1993年第8期)一文中的修改稿有关标题、主送机关、附件说明、成文日期等公文要素方面存在的问题所作的评改

    2)双向评改。双向评改也称作“互评互改”,即评改研究者之间提出商榷意见,相互切磋交流。如杨墨的《转文性通知标题中是否需要动词性定语来衔接——与栾照钧先生商榷》(《秘书之友》2014年第6期),笔者的《转发性通知标题该用动词性定语衔接时不宜不用——兼与杨墨同志商榷》(《秘书之友》2014年第11期)。

2.发布者角度的三种矫正情形

1)同一期刊的自我矫正。即针对本刊之前发表的评改文刊发再评改文章。如刘德斌的《文章不厌百回改——对一份报告的再评改 》(《应用写作》2009年第2期)就是针对韩雪松的《公文写作应准确、恰当、讲究逻辑性——评改一则报告》(《应用写作》2008年第11期)所作的再评改。拙文前面第六个问题中的举例《对一篇复函的再评改及其他》,也属于这种情形。

    2)不同期刊之间的矫正。即此刊针对彼刊之前发表的评改文刊发再评改文章。如前面提及的詹燕的《对从语言到功能——评改一篇批评性通报一文中修改后通报的评析》(《秘书之友》2014年第7期)和笔者的《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》(《秘书之友》2014年第9期)就是针对匡昕的《从语言到功能——评改一篇批评性通报》(《应用写作》2014 年第3 期)所作的两次再评改。

3)不同载体之间的矫正。即著作、期刊、网站等相互间的评析矫正,一般表现为通过公文著作对某期刊中或期刊对某公文著作中发表的评改文章进行再评改,或者通过公文著作、期刊对文秘(应用写作)类网站中或文秘(应用写作)类网站对公文著作、期刊中发表的评改文章进行再评改,等等。笔者十多年来在专著中对期刊、网站发表的错讹较突出的评改文章曾作过数次矫正,近年来在中国公文写作研究会网站上也曾就他人的评改文章作过再矫正,如《读对一篇矫正后公文的再矫正所想到的——兼与张保忠先生商榷》(20103月《中国公文研究网》理论研讨栏目)等。目前,由于种种原因,不同载体之间的公文再评改还不多见,发展空间很大。

需要强调的是,某些公文著作和文秘(应用写作)类网站中存在的问题非常严重,有的评改文章极为失范,有的评改人员极不负责,甚至随心所欲、以讹传讹,把严格、严谨、严肃的公文评改活动糟蹋得面目全非。今后,公文学界应当在这些领域下大气力整治,尤其要发挥好公文再评改的作用。

    八、公文再评改的保障措施

    (一)思想观念保障

    1.彻底摒弃私心杂念

在公文再评改过程中,公文评改者无论是修正自己,还是评改他人,都应当出以公心,本着对事业负责的精神,彻底摒弃私心杂念。十几年来,笔者评改的公文病例已有数千例,评改和再评改的公文(例文、范文)也有数百篇,所提供的修改稿不敢说完美无缺,对于其中的不妥之处,除自觉接受别人给予再评改外,也需要有勇气自己矫正自己。如前面提到的笔者公开矫正拙文《对公文评改和再评改改稿的评析与思考》中的瑕疵,就属于这种情况。长期的评改实践,更使笔者深切感到:评改他人文章时不怕得罪人,不怕被误解,才能果敢出手;从初始的撰写到正式发表,可谓是克服私心杂念使认识不断升华的过程。

  2.评改讲究方式方法

讲究方式方法,就要以理服人,不强加于人,指讹纠错要客观公正,防止偏激。要立足“改”,重视“评”,有时要给予被评改人以充分的肯定和激励。笔者在拜读李小冰的《究竟怎么放假?——评改一篇晦涩难懂的通知》(《秘书之友》2014年第7期)一文时,曾感到该文纠正了原文诸多错讹,但提供的改稿仍存在不少毛病,遂撰写了一篇再评改稿,因担心挫伤评改人的积极性而将文稿搁置了数月。20154月下旬,笔者高兴地看到,在《秘书》《秘书之友》和《应用写作》三家杂志2015年第4期刊发的5篇公文评改文章中,李小冰的文章就占了2篇,其中发表在《秘书之友》上的《评改一份复函》的文章,评析准确、到位,改稿简明、得体,显现出较高的评改水平,于是在此前写就的评改稿基础上,特撰写了《对一份通知的再评改和评改后的思考》一文,发表在《秘书之友》2015年第6期。从读者反馈来看,反响很好。

    3.正确对待不同意见

    在公文再评改过程中,评改人和被评改人都应当正确对待不同意见。而要做到这一点,双方都须保持良好的心态,多一点虚心,少一点自信,尽量避免在商榷过程中固执己见、相互指责。

    4.工作力求细致入微

    要提高公文再评改文章质量,工作细致入微至关重要。公文评改者和杂志编辑都应当切实负责,通过共同努力,尽量减少文稿差错。在修改文稿和审核文稿过程中,应当做到字斟句酌,直到改不动为止。

    (二)学术环境保障

    搞好公文再评改,需要创造一个良好的学术环境;而若如此,则应注重形成两个“良性互动”。

    1.评改人和再评改人之间的良性互动

    201412月,笔者在《秘书》2014年第12期发表了《对“若干意见”行文的再思考——意见文种使用规范探究》的文章,拜读刘伟在《秘书》2015年第3期发表的《也谈“若干意见”行文的规范性——兼与栾照钧先生商榷》一文后,感到在学术观点上确有深入研讨之必要。当时,也曾拟撰写一篇再商榷的文章,但经再三考虑,还是决定先与对方沟通。在和刘伟取得联系后,双方针对“有无必要区分‘意见’和‘若干意见’”和“用‘若干意见’行文是否符合公文标题语法规范”问题,通过电话、电子邮件、手机短信、微信等形式,进行了数十次的交流,在达成共识的基础上一同撰写了小结性文章《对“若干意见”行文的深入研讨》,发表在《秘书》2015年第6期。经过此次努力,双方不仅在认识上都有所深化,而且共同感到——这样的良性互动对于营造良好的学术环境、繁荣公文评改事业来说具有示范效应和重要意义。

   2.撰稿人和杂志编辑之间的良性互动

不论是一般的公文写作专论,还是公文评改和再评改文章,发表后不出差错,不留缺憾,力求最佳效果,应当是撰稿人和杂志编辑双方共同追求的目标。十余年来,有的杂志和笔者通过良性互动,为营造良好的学术环境作了不懈努力。具体做法是:编辑审核稿件,随时和笔者作必要的沟通;稿件经过一审、二审或三审后,多由责任编辑将审改稿发给笔者征求意见;笔者如感到有不妥之处,则及时反馈;责任编辑和主编再综合双方意见作适当修改,最后才将定夺的终审稿拿去付印。实践证明,撰稿人和杂志编辑之间保持良性互动,可以避免因缺乏必要的沟通或沟通不畅产生的错讹,对于公文再评改活动的开展大有裨益。

   (三)人才支撑保障

要完成科学构建公文评改学的使命,必须大力提高公文工作者和学科研究者的素质,大力发掘和培养众多的公文评改的专家,形成一支专业知识结构、年龄梯次结构、能力素养结构等科学合理、相对稳定的公文评改研究者队伍。唯有如此,才能为学科建设提供人才上的支撑和保障。

目前,公文评改文章质量在大幅提高,学界后起之秀正不断涌现。公文评改的实践者和公文评改学的研究者肩负重责,只有具备丰富的公文写作知识、扎实的文字功底发现问题、分析问题、辨明正误的能力才能适应公文研究形势发展的需要,也才能不断深化公文评改实践,拓展公文再评改之路,促进公文评改学的科学构建。

 

                                                           (此文刊载于《办公室业务》2016年第2期)              

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