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指导公文写作的艺术

2016-01-19 18:18:58  浏览次数:

    满宗洲

 

工人做工没有机器不行,战士打仗没有武器不行,党政机关工作运转离开公文也不行。一些重要公文,领导应亲自动手,同时也要发挥秘书的作用。在公文起草中,领导与秘书要良性互动、各司其职,上下协同、默契配合,但领导要始终处于主导地位。


不当甩手掌柜  详细交代意图

公文姓公,代表组织说话,表达组织的意志和要求。许多公文虽然出自秘书之手,但制文的意图、目的,中心思想、要解决的问题,以及什么时间发出,都需要领导拿主意。可以说,没有领导的主导作用,就形不成公文。但有的领导认为把任务交给秘书就可以了,自己不必花太多心思。比如有个单位搞年终总结,需要写个材料,领导把秘书找来,只交代了一个题目:总结今年的工作,部署明年的任务。然后大手一摆:你写去吧!年终总结是个大材料,秘书对全年的工作并不熟悉,第二年的任务领导班子还没有研究,叫秘书从何下手?

还有的领导认为公文写作是技术活儿,专业性强,自己是外行,怕指导不了。这种观点更站不住脚。记得上世纪70年代,我在南京军区司令部当秘书,当时的首长都是老红军,因为从小家里穷,上不起学,文化水平大多不高。秘书写的讲话稿,有些字不认识,需要在旁边写一个简单的同音字。但他们对指导公文写作从不含糊,文章要解决什么问题,达到什么要求,都要亲自把关。秘书写得不对路,照样通不过。

把握领导意图是公文写作的基础和前提,也是第一道工序。领导交代公文写作任务,首先交代意图。有些重要的公文,如工作报告、决议、决定等,还要经过领导班子集体研究。对于秘书来说,领会领导意图,不能只是临时抱佛脚,还要靠平时的积累。要认真学习党的政策,特别是新出台的政策。要在工作中注意观察、揣摩领导的观点和思路。


不要框得太死  留下创新空间

指导秘书写公文,放任自流不行,框得太死也不行。领导交代制文意图,应多从宏观上讲明制文的背景、目的、中心思想、基本要求以及大的框架,具体内容应让秘书在详细占有材料的基础上去构思、创作。有的领导采取事前“设框子、搭架子”的方法,而且把“框子”“架子”设计得过细、过密,规定文章分几个层次,每个层次写什么内容,哪里详,哪里略,哪里讲道理,哪里举例子,甚至连语言、用词都规定得很死。这样做,表面上看很负责,实际上是把秘书变成“录音机”和“传声筒”,不利于他们在写作中的发挥和创新。

秘书是领导的参谋助手,应通过撰写文稿,把自己经过提炼的观点、思路、材料融化其中,为领导科学决策助力。古今中外一些高层秘书,既是高参,又是文胆。唐朝魏征,一生提出数百条很有价值的意见建议,其中“居安思危,戒奢以俭”“兼听则明,偏信则暗”等名言,至今闪耀着智慧的光芒。这些意见建议多见于他撰写的公文中。

一个人的智慧总是有限的,再高明的领导在对某个问题的认识上也有局限性。作为主持公文写作的领导,尤其要调动秘书的积极性,激发他们的创新热情,这就需要在指导制文时,从内容到形式留下创新空间。


避免变来变去  形成较成熟方案

有的领导在指导公文写作时,虽然责任心较强,但缺乏主见,方案、结构变来变去,使执笔的同志手忙脚乱、无所适从。比如秘书按要求刚写出初稿,领导看到一个材料,受到启发,说那样写不行,要推倒重来。第二稿尚未出笼,领导又产生了新思路,对稿子还要动大手术。公文写作是生产精神产品,和工厂生产物质产品一样,要有一定的材料和工艺流程,如果产品变了,材料和工艺流程也得变,这绝非易事。而且公文写作时限性强,时间到了必须交稿,如果反复变来变去,就很难保证质量。

在文件起草过程中,领导的认识也在不断深化,对文稿内容和结构的局部修改是正常的,对于文字的修改和润色更要贯穿始终,而文稿大的框架、结构,最好不动或少动。造成文稿变来变去的主要原因是情况不明、底数不清、决心难下,容易被一些表面现象所左右。这就需要搞好调查研究,只要时间允许,尽量多深入基层,多找一些人交谈,多搜集第一手资料,并进行综合分析,从中找出问题的症结和解决办法。对于大型文稿,动笔前应组织专门班子调研,在调研的基础上提出几个方案进行比较,这样形成的方案会比较成熟全面,也能有效避免变来变去。


防止带病出台  严格修改把关

秘书写出文稿,报给领导把关、签发,这是制文的最后一道工序。这个关把得好不好,是对一个人思想水平、政策水平和文字水平的考验。把关主要有三个方面:一是政治关,要符合党的政策和国家的法律法规,同党中央保持高度一致;二是事实关,要符合本地区、本系统的实际,使用的材料要真实可靠;三是文字关,文字表达要准确、鲜明、生动,防止逻辑混乱、词不达意、拖泥带水。

把关要突出一个“严”字。我们有时会遇到这种情况:秘书加班加点把稿子写出来了,自我感觉不错,希望领导那里可以通过,能表扬几句更好。这种心情可以理解,但愿望和现实有时存在较大差距。文稿在领导那里可能有较大修改,甚至改得面目全非,个别可能被推倒重来。写稿的同志难免压力很大,心里不是滋味。作为领导,一定要坚持原则,把质量放在第一位,决不能牺牲质量而照顾面子。如果照顾了这个小面子,公文质量出了问题,工作受到损失,影响更大。

把关还要“细”,做到细致入微。“吹毛求疵”是个贬义词,但在文字把关上,可以当褒义词用。因为文字上的“疵”比较隐蔽,你一目十行、大而化之,就不容易发现,必须十分认真细致才行。有的作家写出作品,花高价请人挑毛病,也是因为有些毛病难以发现。某县林业局发文,要求某农业开发有限公司停止施工。文中写道:根据“《中华人民共和国水土法》第二十二条、《中华人民共和国森林法》第六十四条……之规定”。实际上我国从未颁布过水土法,森林法正文只有四十八条。出现这样的笑话,当然与作者粗心大意有关,但领导也有把关不细的责任。在对文字修改把关上,胡乔木同志给我们做出了榜样,他对文辞的考究是尽人皆知的。自己写的或别人写的文稿,他都反复修改,直到改不动为止。

领导要把修改把关的过程,变成对秘书业务培训的过程。既要肯定成绩,又要指出不足。对需要修改的地方,讲清为什么这样改,这样改好在哪里。要允许秘书提出不同意见,进行研究探讨。秘书也要认真总结经验教训,学习领会领导的修改,把成绩当新起点,把挫折当动力,做到打一仗进一步。

     (作者系中国公文写作研究会顾问、新疆维吾尔自治区党委原副秘书长)

 

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