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公文发文字号拟制常见病误例析

2016-10-14 21:38:51  浏览次数:
岳海翔

 

发文字号又称公文编号,属于公文版头部分非常重要的一个格式要素,是公文的“身份标识”,在文件登记、文件查询利用以及文件归档管理等诸多环节均发挥着重要作用。从当前的公文处理实践来看,不少机关单位对于发文字号的拟制存在这样或者那样的问题,随意性较强,很不规范,直接影响了公文的质量和效用。主要表现为如下几个方面:

一、在发文字号的编排上不符合规定

例如:

1.(15X财字第017

2X电(15)第6

3.冀X发(20154

按照《党政机关公文处理工作条例》的规定,公文的发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,三者不可或缺,而且其排列顺序也不得随意颠倒。同时,《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准规定,发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布;上行文的发文字号则位于发文机关标志的左下侧,居左空1字编排,右侧用于标注签发人姓名。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

据此可见,上述所列几种发文字号都是不符合这一规定原则的。第一个发文字号,排列的次序前后颠倒,而且多一个“字”及一个“第”字,年号被缩简,且用圆括号,此外在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是:X财〔201517号;第二个发文字号,年号被缩简,且采用圆括号,顺序号前加了一个“第”字,也不符合规范要求。正确的写法应当是:X电〔20156号;第三个发文字号,近似合乎规定,但年号使用圆括号却是错误的,应当写作“冀X发〔20154号”。

二、发文字号赘有多余的“字”字和“第”字

19872月国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》之前,公文的发文字号均标有“字”字和“第”字,基于简化起见,此后被明令禁用。20124月份中办、国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准继续沿用了这一规定。但在实践中我们发现有些省、自治区、直辖市党委政府相继出台了《条例》的实施细则,应当说各地结合自身实际制定这些实施细则是非常必要的,但有一点就是必须坚持在《条例》和《格式》的总的规定原则下进行,而不能与之相抵触,自行其是。有的省市就明确规定发文字号中的机关代字要加“字”字和“第”字,构成所谓的“X X财字(X X)第X X号”的模式,显然属于因循守旧,而且罔顾现行公文法规的最新规定,因而是错误的。特别是在公检法司等司法机关所拟制的司法文书中,这一问题表现得就更为突出。尽管它们与党政机关的正式公文不能相提并论,但从规范化的角度考虑,也应以靠拢《条例》和《格式》的规定为宜。

三、党政机关发文字号中的机关代字混杂错乱

这是指在一个机关或单位中,党政对外行文代字不分,相互混杂。发文机关代字是发文字号中最重要也是拟制难度最大的一个要素,它是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成。规范化缩写应该能够代表机关的特征,例如中共中央的代字为“中”,国务院的代字为“国”,中共江苏省委的代字为“苏”,江苏省人民政府的代字为“苏政”;中共成都市委的代字为“成委”,成都市人民政府的代字为“成府”;国家质检总局党组用“国质检党组”,国家质检总局用“国质检”。发文机关代字具有特定性和单一性,一定要准确体现本机关或本单位的特征,而且要注意党政有别,绝不能混为一谈。例如某地水利局,不论是以局行政名义或是以局党组织名义发出的文件,在党组织中也不管是以机关党组织名义还是以机关党委名义发出的文件,统统以“X水发”为机关代字,让人莫名究竟。这种做法实际上起不到编制发文字号的真正作用,因为党政文件混编在一起,既不符合规范要求,查找起来也十分不便。

四、机关代字重复不明

即指发文字号中的“机关代字”在一个地区中出现重复的问题。按要求,在编制发文机关代字时,应力求做到明确、简洁、规范,且不能产生歧义和冲突,特别是不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复,否则就会出现不同文件同一发文字号的重复现象。比如,某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字,选择了与市政府相同的机关代字“X政”,这就造成了一个地方范围内多家代字相重复的现象,令人难明所指,从而使“X政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的做法应该是避开出现重复的现象,体现出各自的代表性,即如上所述的特定性和单一性,比如市委政法委应选用“X党法”、市政府政法办公室应选用“X政法”、市政协应选用“X政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“X党思”等,这样就会给人以明晰之感。实践中,这种现象应当说不是个别的,应当加以注意。此外,有的发文机关代字多达七八个甚至十几个字,虽然可能各有其所代表的层次,但代字过长,不仅会使人读不懂,还会造成很多不必要的麻烦,例如登记费事、排版困难等等。这也是前述不能加“字”字和“第”字的重要原因之一。

五、一份公文出现多个发文字号

即指在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号,这是不合规定的。例如某市科委、财委、经委等八个单位联合行文,在版头“发文机关标志”之下,并列有八个发文字号,占去了首页的一半多的位置,使得这份文件的首页变得很不匀称。《党机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》中都明确规定:联合行文时,只标明主办机关发文字号。这与联合行文时发文机关标志拟制的规定有所不同,对于联合行文的发文机关标志,既可以使用联署发文机关名称,也可以使用主办机关名称,但对发文字号则只能标注主办机关的发文字号。因此,这份文件应按规定只标市科委的发文字号即可,其余七个单位的发文字号均应省略。

六、发文字号不明确发文含意

如上所述,发文字号是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成,这里我们不妨称之为发文形式也可称为发文类型代字。其中“发”代表机关向外以及向下发文,“函”字代表不相隶属机关或以信函格式的发文。但上行文使用什么样的发文形式或曰发文类型代字,实践中很不统一,可以说是各种各样,不一而足。目前除了采用信函式公文在机关代字后标注“函”以外,其余发文一般都用“发”作为总的发文类型代字(个别地区除外)。有的地区还自己增设了“报”“请”“呈”等发文类型代字嵌入上行文的发文字号,如贵州省人民政府的发文代字为“黔府发”,但其请示的发文代字为 “黔府呈”;广西壮族自治区人民政府的发文代字为“桂政发”,而上报请示用的是“桂政报”。至于上行文是否必须使用单独的发文类型代字,目前尚无统一规定,但不少机关在文号中是以“发”“呈”“函”三字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字的。而目前很多机关所发公文的发文字号不明确发文机关含意,具体说就是指发文字号中看不到发文的含意,即在机关代字中未标明“发” “呈”“函”等字,例如“鲁公治”,代表山东省公安厅治安总队,但由于未标明“发”字,仅仅看这个机关代字判明不了它是一份发文还是一份收文的文号。因此,我们认为凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字,以示与收文字号相区别。置于上行文是否必须单独编列发文类型代字,可由发文机关根据实际情况酌定。

七、年份要素随意简化且不用六角括号括入

按规定要求,发文字号中的年份必须用阿拉伯数字标识公元纪年,公元年份的四位数不可简化成两位数,例如不可把〔 2015 〕标为〔15 〕,以利于有价值文件的保管与调阅。同时,要使用六角括号括入。六角括号不是数学公式中的中括号,不可标成方括号或圆括号。不然,在引用公文时,按照一般应当先引标题,后引发文字号的规则,发文字号是要用圆括号括起的,如果发文字号中的年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则;如果发文字号中的年份用圆括号括起,又会造成圆括号套圆括号的使用混乱,所以《党政机关公文格式》明确规定以“六角括号”括入年份要素。在这方面,实践中不少机关单位仍然使用方括号或圆括号,显欠规范,应予纠正。

八、发文顺序号编列不当

公文的发文顺序号是一个机关在一年内制发文件的统一流水号。一般应以不同的发文形式分别进行统一编号,例如以本机关的名义制发的公文可以统一编号,以本机关办公厅(室)的名义制发的公文另行统一编号,这就足够了。但在实践中,有些机关采用既按拟稿部门,又按文种的方式分别编列流水号,例如某市公安局所制定的《公文处理办法》明文规定公文的发文字号应当嵌入文种“××公通××号”或“××公复××号”等等,这样做将会大大增加复杂程度,不利于公文的管理。 试想,一个县级单位一年内总共发文数量会有多少?有必要按文种来分别编列流水号吗?的确需要认真考虑。还有,发文顺序号必须用阿拉伯数字标识,并且不编虚位(1不编为001),在序号前通常也不加“第”字。因为从公文的内容到形式,始终应该体现一个“简明实用”的原则,在明白的基础上越简单越好。但在实践中有些单位却无视这些,其发文顺序号仍带有“第”字并编虚位,与《党政机关公文格式》国家标准的规定相悖,必须加以纠正。

值得注意的是,对于命令、公告、通告等文种,可只标注发文顺序号,用“第×号”的形式。以命令为例,凡以领导者名义发布的命令皆不用代字,且因以任期为限统一编排流水号而不用标注年份;以机关名义发布、由其首长签署的公布令也多用这种发文字号。这属于发文字号的特殊形式,应当是允许的。

(本文发表于《新闻与写作》2016年第7期,作者系中国公文写作研究会副会长兼秘书长,中国公文学研究所副所长、研究员)

 

 

 

 

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