唐山
当前位置:首页 >> 理论研讨 >

公文发文机关标志常见病误例析

2016-04-29 17:31:47  浏览次数:

                  岳海翔

 

发文机关标志(原党的机关公文称为“版头”,行政机关公文称为“发文机关标识”,《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准将之统一表述为“发文机关标志”)是公文版头部分的重要格式要素,即人们通常所说的“红头”,它能够体现出发文机关的权威性以及行文的庄重性和严肃性。因此,在拟制公文时必须审慎为之,确保规范。但从目前的行文实践来看,不少机关单位所制发的公文在发文机关标志的拟制上还存在一些病误。所谓发文机关标志病误是指公文的“红头”违背了公文法规的有关规定或不符合人们公认的约定俗成的原则。关于公文的发文机关标志,在《党政机关公文处理工作条例》中有专门的规定;有些在公文法规中尚未作出具体规定的问题,人们一般都有公认的约定俗成的原则。如果违背了上述规定和人们公认的约定俗成的原则,应视为发文机关标志方面的错误。综括起来,当前在发文机关标志方面常见的错误主要有:

一、发文机关名称所使用的简称不够规范

按照《党政机关公文处理工作条例》的规定,公文的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。这就是说,对于公文的发文机关标志,既可以使用全称,也可以使用简称,但简称必须是规范化的简称,不能随意苟简。一般而言,发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定,也有由本机关自定的,如属此种情形,一定要明文告知其他相关机关,而不能只是自己使用别人并不知晓。但在实际操作中,应当注意把握上行文必须使用发文机关全称;下行文和平行文既可以使用全称,也可以使用规范化简称。据调查发现,不少单位在使用简称时不够规范,例如“中国共产党河北省委员会”简称为“中共河北省委”,“中国共产党武汉市委员会”简称“中共武汉市委”等等都是规范的,但到具体的委、办、局等的简称则往往是不规范的,例如“中国共产党郑州市卫生局委员会”,按规定要求应当简称“中共郑州市卫生局委”,但实践中人们往往将其简称为“中共郑州市卫生局委员会”,前半部分使用的是简称,而后半部分又使用了全称,繁简夹杂,显欠规范。这种现象应当说是比较普遍的,人们似乎已经习以为常,但却不合规范,应当加以纠正。

二、将具有不同功用的版式相互混淆使用

党政机关的公文版式有所不同,其功用各异。但在实践中,经常出现将具有不同功用的版式混淆使用的情形。例如:

1

 

中共×县委文件

×党发〔20164

                                                                             

 

关于××××的请示

 

(正文略)

 

 

2

 

中共××市委员会

×党发〔20165

                                                                             

 

××批转市委组织部关于加强

××报告的通知

  

 

(正文略)

 

按照公文法规的规定,公文的发文机关标志应当由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。但按惯例,发文机关标志后加“文件”二字的版式主要用于下行文,只标识发文机关全称或者规范化简称的版式主要用于上行文。这就是说,只有下行文才使用带有“文件”二字的版式,上行文则只标识发文机关全称。对于采用信函格式的公文,其版头部分也只能标识发文机关全称或者规范化简称。因此,上面两图的发文机关标志属于相互错用,应当予以更正。

 

三、发文机关名称后面仍带有括号

 

例如:

 

中共××市委员会(通知)

×党发〔20162

                                                                             

 

××批转市委组织部关于加强

××报告的通知

 

《党政机关公文处理工作条例》正式颁布实施之前,在党的机关公文版式

中确实存在发文机关全称或规范化简称后面加文种“(    )”的形式,但要注意新的《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准从党政机关公文发文机关标志的规范和统一的角度考虑,已经明令取消不用。因此,此例文业已不合规范。但在公文处理实践中,仍然时常见到此种版式,显系因循守旧,未能及时了解和把握新的规定,应当加以纠正。

四、发文机关标志与正文之间的红色分隔线当中仍加有“红五星

按照规定和人们的使用习惯,原来党的机关公文版式在发文机关标志与主体之间均点缀一颗五角星,以示鲜明醒目和美观大方,但新的《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准从党政机关公文发文机关标志的规范和统一的角度考虑,也已经明令取消不用。因此,在红色分隔线中间出现红五星的做法不是妥当的。这种情况,目前在实践中未能一致起来,突出表现为很多党的机关公文仍然保存这颗“红五星”,而且不但基层党的机关这样做,就是在省部级机关甚至中办和中共中央的发文有时也存在这一现象,不利于公文拟制的规范化,因此,各级党政机关均应重视起来,以与时俱进坚决有力的态度摒弃不规范的做法,确保《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准的贯彻执行,真正发挥其应有的效用。

五、发文机关标志字体字号的使用不够一致

按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准的规定,公文的发文机关标志推荐使用小标宋体字,主要是因为小标宋体字显得庄重,而其它字体诸如楷书、隶书、魏碑体等都带有某些书法艺术的成份,不适合用于标注党政机关名称。但对于发文机关标志具体应当使用几号字却没有明确规定,只是要求以醒目、美观、庄重为原则由发文机关酌定。但从实际操作来看,由于“国务院文件”五个字是22㎜×15㎜(高×宽),所以应当以此为上限。这样来讲,对于发文机关标志字号,应当坚持“一级小于一级”的原则,如果将22㎜×15㎜(高×宽)称为“大版头”的话,则中央、国务院所属各部委以及各省、自治区、直辖市党委政府所使用的版头应当为“中版头”,其尺寸规格为15㎜×10㎜(高×宽),具体到地市级及以下各级党委政府就应当以使用“小版头” 为宜,其尺寸规格为10㎜×0.8㎜(高×宽)。从实践来看,不少机关单位对于发文机关标志所使用的字体字号较为随意,突出表现为字体往往不是采用小标宋体,而只是宋体字,当然使用其它字体的也有,而且字号极不统一,有些县团级甚至乡镇级党委政府在发文时,其发文机关标志所使用的字号超出了规定的范围,甚至比中央文件和国务院文件的字号相差无几,显得很不规范,必须予以注意。另外有的发文机关标志排列出来以后显得松散或者拥挤,应当根据具体情况灵活处理,即在文字较少的情况下要尽量拉宽字间距,文字多的情况下则尽量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度,以使从整体上看更加醒目、庄重和美观。

六、发文机关标志的位置不合规范

发文机关标志应当在版头部分的什么位置?其与版心的上边缘的距离是多少?对此,原来的《国家行政机关公文处理办法》(GB/T9704-1999)国家标准曾经规定,“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。”这样规定,就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时,需要两种不同留白格式的红头纸,以至于给实际工作造成了很大不便,而且从实际来看,这样规定也无很大的必要。有鉴于此,《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准从统一和规范的角度考虑,明确规定发文机关标志的上边缘至版心的上边缘距离为35㎜,取消了上行文要留出80㎜空白区域的规定,其发文机关标志上边缘至版心的上边缘距离也是35㎜。这就是说,上行文、下行文和平行文的发文机关标志位置已经完全统一。但在实践中,有些机关单位依然故我,仍就采用两种不同距离的公文版式,究其原因,一方面可能是对于新的规定未能及时了解和掌握,另一方面则可能是由于原来印制的版式数量过多,尚未用完,所以依旧沿用。但无论属于哪种情况都是不合规范的,应当严格按照新的规定要求坚决予以落实,确保规范行文。

七、联合行文时发文机关名称排列过多

根据《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)国家标准的规定,联合行文时对于发文机关标志的处理既可以同时标注联署发文机关名称,也可以单独使用主办机关名称。如果需要同时标注联署发文机关名称时,应当分行连续标注,而且要将主办机关排列在前,并将“文件“二字置于联署发文机关名称右侧,上下居中排布,上行文则只需标识联署发文机关名称,省略”文件“二字。但在具体行文实践中,却发现联署发文机关名称存在两方面问题:一是未遵循将主办机关名称排列在前的规定。例如××县林业局和××县公安局联合发文,就制止乱砍滥伐森林问题发出通知,本来县林业局应为主办机关,但在排布时却将县公安局排列在前,显欠规范;二是联署行文时将所有发文机关名称均予排列,以至于出现将公文正文挤出首页的情况。公文写作的一条重要原则,就是要确保首页显示正文,否则就可能会出现伪造等不良现象的发生。如果联合行文机关名称过多,可采取只标识主办机关名称的做法,如非要全部列出,也要尽量采取缩小字号、调整行间距等办法加以解决,总之要确保首页显示正文。因此,实践中所见的将七八个甚至更多的机关名称全部予以排列的情形并不可取,应当视具体情况恰当处理,确保能够给人以形态上的美感,从而充分发挥公文的应有效用。

(本文刊载于兰州大学《秘书之友》杂志2016年第4期。作者系中国公文写作研究会副会长兼秘书长,中国公文学研究所副所长、研究员)

 

 

 

网站说明| 联系我们| 使用帮助| 设为首页| 加入收藏